Wersja: 1.0 | Obowiązuje od: 26 marca 2026
Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego moja-kancelaria.pl, prowadzonego pod adresem https://moja-kancelaria.pl.
Regulamin został sporządzony na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144, poz. 1204 z późn. zm.).
Każdy Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Usługi. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację Regulaminu w aktualnie obowiązującej wersji.
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1.1. Usługodawca — Damian Giebas, zamieszkały pod adresem: ul. Karłowicza 9B/4, 75-563 Koszalin, adres e-mail: damian.giebas@gmail.com.
1.2. Serwis — serwis internetowy prowadzony przez Usługodawcę pod adresem https://moja-kancelaria.pl wraz ze wszystkimi subdomenami.
1.3. System — oprogramowanie moja-kancelaria.pl udostępniane przez Usługodawcę w modelu SaaS (Software as a Service), służące do zarządzania kancelarią prawną.
1.4. Usługa — usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy za pośrednictwem Serwisu, polegająca na udostępnieniu Systemu do korzystania przez przeglądarkę internetową.
1.5. Usługobiorca (Użytkownik) — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usługi świadczonej drogą elektroniczną.
1.6. Kancelaria — kancelaria prawna (adwokacka, radcowska lub inna kancelaria świadcząca pomoc prawną), która zawarła Umowę z Usługodawcą i korzysta z Systemu.
1.7. Konto Kancelarii — wydzielona, indywidualna przestrzeń w Systemie przypisana do danej Kancelarii, dostępna pod własną subdomeną (np. kowalski.moja-kancelaria.pl), zawierająca dane i ustawienia tej Kancelarii.
1.8. Administrator Kancelarii — osoba wyznaczona przez Kancelarię do zarządzania Kontem Kancelarii w Systemie, w tym do tworzenia kont użytkowników i zarządzania uprawnieniami.
1.9. Administrator Systemu — Usługodawca lub osoba przez niego upoważniona, odpowiedzialna za utrzymanie i administrowanie Systemem.
1.10. Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
1.11. Cennik — odrębny dokument określający aktualne plany abonamentowe, ceny i warunki płatności za korzystanie z Usługi, dostępny na stronie Serwisu pod adresem https://moja-kancelaria.pl/pl/cennik/.
1.12. Okres rozliczeniowy — okres, za który naliczana jest opłata abonamentowa, zgodnie z wybranym planem określonym w Cenniku.
1.13. Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 Rozporządzenia RODO.
2.1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną usługi polegające na udostępnieniu Systemu do zarządzania kancelarią prawną, w tym w szczególności:
2.2. Szczegółowy zakres funkcjonalności Systemu może różnić się w zależności od wybranego planu abonamentowego, zgodnie z Cennikiem.
2.3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozszerzania zakresu funkcjonalności Systemu bez konieczności zmiany Regulaminu.
2.4. System działa w architekturze multi-tenant, co oznacza, że dane każdej Kancelarii są przechowywane w odrębnym, izolowanym schemacie bazy danych. Dane jednej Kancelarii nie są dostępne dla innych Kancelarii korzystających z Systemu.
3.1. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usługi:
3.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne wynikające z niespełnienia wymagań, o których mowa w pkt 3.1.
3.3. Zakazane jest dostarczanie przez Usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym, w szczególności:
3.4. Usługobiorca zobowiązuje się do:
4.1. Zawarcie Umowy następuje z chwilą zakończenia procesu rejestracji Konta Kancelarii i akceptacji niniejszego Regulaminu przez Usługobiorcę.
4.2. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, chyba że strony postanowią inaczej.
4.3. Usługobiorca może rozwiązać Umowę w każdym czasie poprzez:
4.4. Okres wypowiedzenia wynosi 30 (trzydzieści) dni od dnia doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu, ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego.
4.5. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
4.6. W przypadku rozwiązania Umowy Usługodawca:
5.1. W celu korzystania z Usługi konieczne jest dokonanie rejestracji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie.
5.2. Formularz rejestracyjny wymaga podania następujących danych:
5.3. Zgłoszenie rejestracyjne podlega weryfikacji przez Administratora Systemu. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji bez podania przyczyny.
5.4. Po pozytywnej weryfikacji Usługodawca:
5.5. Przy pierwszym logowaniu oraz przy każdym logowaniu po opublikowaniu nowej wersji Regulaminu, Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z aktualnym Regulaminem i jego akceptacji.
5.6. W przypadku odmowy akceptacji Regulaminu Użytkownik nie może korzystać z Systemu i zostaje wylogowany.
5.7. System rejestruje fakt akceptacji Regulaminu wraz z informacjami: adres e-mail Użytkownika, nazwa Kancelarii, adres IP, data i godzina akceptacji oraz wersja zaakceptowanego Regulaminu.
6.1. Usługobiorca uzyskuje dostęp do Systemu za pomocą indywidualnego loginu i hasła, przekazanych przy aktywacji Konta Kancelarii.
6.2. Usługobiorca jest zobowiązany do zmiany hasła przy pierwszym logowaniu.
6.3. Administrator Kancelarii może tworzyć dodatkowe konta użytkowników w ramach Konta Kancelarii i przydzielać im uprawnienia zgodnie z potrzebami organizacyjnymi kancelarii.
6.4. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie działania podejmowane w ramach Konta Kancelarii, w tym działania użytkowników utworzonych przez Administratora Kancelarii.
6.5. Usługobiorca zobowiązuje się do nieprzekazywania danych logowania osobom nieupoważnionym.
6.6. Usługobiorca zobowiązuje się do regularnego tworzenia kopii zapasowych danych wprowadzonych do Systemu, w zakresie w jakim System udostępnia taką funkcjonalność.
7.1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne na zasadach określonych w Cenniku dostępnym na stronie Serwisu.
7.2. Cennik określa dostępne plany abonamentowe, ich zakres funkcjonalności oraz wysokość opłat.
7.3. Opłaty abonamentowe są naliczane z góry za każdy Okres rozliczeniowy, zgodnie z wybranym planem.
7.4. Płatności realizowane są na podstawie rachunków wystawianych przez Usługodawcę i przesyłanych drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę.
7.5. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia rachunku, chyba że Cennik lub indywidualne ustalenia stanowią inaczej.
7.6. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca może:
7.7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika. O zmianie Cennika Usługobiorca zostanie poinformowany z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu.
7.8. Usługodawca może oferować okres próbny (trial), podczas którego korzystanie z Usługi jest bezpłatne. Warunki i czas trwania okresu próbnego określone są w Cenniku.
8.1. Administratorem danych osobowych Usługobiorców w zakresie danych podanych przy rejestracji Konta Kancelarii oraz danych niezbędnych do realizacji Umowy (dane rozliczeniowe, korespondencja z Usługodawcą) jest Usługodawca.
8.2. W odniesieniu do danych wprowadzanych do Systemu przez Kancelarie (dane klientów kancelarii, dane spraw, korespondencja itp.) administratorem danych osobowych jest Kancelaria. Usługodawca pełni w tym zakresie rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, stanowiąca odrębny dokument.
8.3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
8.4. Dane osobowe Usługobiorców przetwarzane są w celu:
8.5. Usługobiorcy przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
8.6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym informacje o plikach cookies, zawarte są w Polityce Prywatności dostępnej na stronie Serwisu.
9.1. Usługodawca jest świadomy, że Kancelarie korzystające z Systemu wprowadzają do niego dane objęte tajemnicą zawodową (tajemnicą adwokacką lub radcowską) w rozumieniu odpowiednio:
9.2. Usługodawca zobowiązuje się do:
9.3. Izolacja danych w architekturze multi-tenant:
9.4. Usługodawca stosuje następujące środki bezpieczeństwa:
9.5. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu świadczenia Usługi, bez ograniczenia w czasie.
10.1. System, w tym jego kod źródłowy, interfejs graficzny, struktura bazy danych, dokumentacja oraz wszelkie elementy twórcze, stanowią własność intelektualną Usługodawcy i są chronione przepisami prawa autorskiego.
10.2. Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, niezbywalnej licencji na korzystanie z Systemu w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi, na czas trwania Umowy.
10.3. Usługobiorca nie jest uprawniony do:
10.4. Wszelkie dane wprowadzone do Systemu przez Usługobiorcę stanowią własność Usługobiorcy. Usługodawca nie nabywa żadnych praw do tych danych, z wyjątkiem prawa do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
11.1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego działania Systemu i bezpieczeństwa danych.
11.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
11.3. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu świadczenia Usługi jest ograniczona do wartości opłat abonamentowych uiszczonych przez Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
11.4. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w pkt 11.3, nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
11.5. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Usługobiorcy o wszelkich zdarzeniach mogących zagrozić bezpieczeństwu danych przechowywanych w Systemie.
12.1. Usługodawca dokłada starań, aby System był dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem planowanych przerw technicznych.
12.2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowych przerw w działaniu Systemu w celu przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji lub napraw. O planowanych przerwach Usługodawca poinformuje Usługobiorców z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem za pośrednictwem Systemu lub poczty elektronicznej.
12.3. Wsparcie techniczne dostępne jest drogą elektroniczną pod adresem: damian.giebas@gmail.com, w dni robocze (poniedziałek — piątek).
12.4. Czas reakcji na zgłoszenia wsparcia technicznego wynosi 14 (czternaście) dni roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia.
13.1. Usługobiorca ma prawo złożyć reklamację związaną ze świadczeniem Usługi.
13.2. Reklamacje należy składać:
13.3. Reklamacja powinna zawierać:
13.4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
13.5. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Usługodawca informuje Usługobiorcę drogą elektroniczną na adres e-mail, z którego wysłano reklamację, lub na adres wskazany w reklamacji.
13.6. W przypadku konieczności uzupełnienia reklamacji termin, o którym mowa w pkt 13.4, biegnie od dnia otrzymania uzupełnienia.
14.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:
14.2. O każdej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Usługobiorców z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem w życie nowej wersji Regulaminu, za pośrednictwem:
14.3. Nowa wersja Regulaminu wymaga akceptacji przez Użytkownika przy najbliższym logowaniu do Systemu po jej wejściu w życie. System automatycznie wymusza ponowną akceptację.
14.4. W przypadku odmowy akceptacji nowej wersji Regulaminu:
14.5. Każda wersja Regulaminu jest oznaczona numerem wersji i datą wejścia w życie. Historia wersji Regulaminu jest dostępna w Systemie.
15.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:
15.2. Wszelkie spory związane ze świadczeniem Usługi strony będą starać się rozwiązywać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.
15.3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.